Custódia temporária e registro para fins de conservação

Quais são os procedimentos e requisitos para cada tipo de serviço notarial?

Custódia Temporária:

• Tem por objetivo a guarda transitória de documentos.
• O prazo é de 1 (hum) ano.
• É admitida a renovação por igual período, a critério do interessado, com o pagamento de novos emolumentos.
• Findo o prazo de um ano, sem o requerimento de renovação, o serviço registral poderá efetuar o descarte dos documentos custodiados no prazo de 60 dias.
• Não gera publicidade ou eficácia perante terceiros.
• O interessado poderá solicitar certidão do documento que apenas tem a função de provar a sua existência, data e conteúdo.
• É cobrado um valor por página (R$ 0,19) mais os acréscimos legais.

Registro para Fins de Conservação:

• O registro é perene, definitivo.
• O emolumento é pago uma única vez.
• Não gera efeitos perante terceiros.
• O acesso é restrito ao interessado ou a terceiro por ele expressamente autorizado, salvo nos casos de requisições administrativas, tributárias ou judiciais.
• A qualquer tempo, o interessado ou terceiro por ele autorizado pode extrair uma certidão do documento para todos os fins legais.
• O custo é diferente (R$ 0,43 por página, mais acréscimos legais).

Portanto, enquanto a custódia temporária é uma guarda de curto prazo e renovável com pagamentos recorrentes, o registro para conservação é um serviço permanente com um pagamento único, ambos não gerando, em regra, efeitos perante terceiros, mas com diferentes finalidades e custos de certidão.

Quais são os procedimentos e requisitos para cada tipo de serviço notarial?

Custódia Temporária

Este serviço tem como objetivo a guarda transitória de documentos. Veja os procedimentos e requisitos conforme os fontes:

Requisitos para o interessado:

• Apresentar a mídia com os documentos digitalizados ou nato-digitais na forma da lei.
• A mídia digital deve conter até 5 (cinco) gigabytes.
• Os documentos devem estar em formato PDF e seus derivados, como PDF/A, TIFF.
• Utilização de certificado digital da ICP Brasil para os documentos na mídia.
• Se o envio for feito por meio eletrônico, também deve ser utilizado certificado digital ICPBrasil ou equivalente.
• Apresentar requerimento informando o tipo de mídia e seu conteúdo.
• Anexar certificado emitido pela empresa responsável pela produção da mídia, ou, se for documento nato-digital, a natureza do documento.
• Pagamento pelo serviço: R$ 0,19 por página, mais os acréscimos legais.
• Prazo da custódia: 1 (hum) ano, com possibilidade de renovação.

Procedimentos do serviço registral:

• Receber a mídia e os documentos anexos.
• Efetuar a leitura para verificar integridade com os requisitos técnicos e legais.
• Emitir termo de custódia, assinado eletronicamente pelo oficial/substituto com uso de certificado digital ICP Brasil.
• Apostar protocolo e selo no termo.
• Inserir material no acervo do cartório.
• Arquivar termos de custódia numerados sequencialmente.
• Indexar documentos no sistema para facilitar a localização.
• Emitir certidão do documento durante a vigência da custódia.
• Após um ano sem renovação, descarte no prazo de 60 dias.
• Materializar relação dos termos quando solicitado pela Corregedoria Geral de Justiça.

A custódia temporária não gera publicidade ou eficácia perante terceiros.

Registro para Fins de Conservação

Este serviço visa a conservação e perpetuidade do documento ou conjunto de documentos.

Requisitos para o interessado:

• Emolumento pago uma única vez.
• Custo de R$ 0,43 por página, mais os acréscimos legais.
• (Os requisitos técnicos para apresentação dos documentos não são explicitamente detalhados nos fontes).

Procedimentos do serviço registral:

• O registro é perene, definitivo.
• Registro do documento (forma específica não detalhada).
• Acesso restrito ao interessado ou autorizado.
• Exceções: requisições administrativas, tributárias ou judiciais.
• Certidão pode ser extraída a qualquer tempo, para todos os fins legais.
• Custo da certidão com até 10 páginas: R$ 49,75, mais acréscimos legais.

O registro para fins de conservação não gera efeitos perante terceiros.

Serviço Acessório Comum:

• Conversão de documento físico em eletrônico pelo Registro de Títulos e Documentos.
• Custo: R$ 0,19 por página.

Em resumo, a distinção nos procedimentos e requisitos reside principalmente na duração (transitória e renovável vs. perene), na estrutura de pagamento (anual/recorrente vs. único), no custo por página (R$ 0,19 vs. R$ 0,43, ambos mais acréscimos legais), e no tipo de certidão que pode ser extraída (apenas prova de existência/data/conteúdo vs. para todos os fins legais), embora ambos não gerem efeitos perante terceiros e lidem com documentos digitais. Os requisitos técnicos detalhados para a apresentação de mídias/documentos digitais (tamanho, formato, certificado digital) são explicitamente mencionados em relação à custódia temporária.